LA NUEVA OBLIGACIÓN LEGAL DE CARÁCTER GENERAL DE REGISTRAR LA JORNADA DIARIA DE TRABAJO

Se regula para asegurar el cumplimiento de los límites en materia de jornada y posibilitar su control objetivo por la Inspección de Trabajo. Además, servirá para que los trabajadores puedan acreditar sus jornadas efectivas en sus reclamaciones.

Tradicionalmente, la obligación empresarial de llevar a cabo un registro de la jornada diaria trabajada sólo se ha contemplado para los contratos de trabajo a tiempo parcial y para los trabajadores que realizaran horas extraordinarias.

En este sentido el Art. 12.4 h) del ET-1995, en redacción dada por el RDL 5/2001 estableció la obligación de las empresas de registrar día a día y de totalizar mensualmente la jornada de los trabajadores a tiempo parcial, debiendo entregar una copia del resumen de todas las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias, junto con el recibo de salarios, y con la obligación también empresarial de conservar los resúmenes mensuales de los registros de jornada durante un periodo mínimo de 4 años, estableciéndose para el caso de incumplimiento de dichas obligaciones, además de la correspondiente sanción administrativa, la presunción de haberse celebrado el contrato a jornada completa, salvo prueba en contrario que acreditara el carácter parcial de los servicios.

Entrará en vigor el próximo día 12 de mayo. A partir de esa fecha, todas las empresas sin excepción deberán garantizar la existencia de un registro diario de la jornada de todos sus empleados, incluyendo la hora concreta de inicio y de fin de la jornada.

La norma, sin embargo, no refiere ningún sistema técnico, sino que encomienda a la negociación colectiva o, en su defecto, a la decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, la forma de
organizar y documentar este registro de jornada. Eso sí, exige que quede plena constancia del registro diario y que se conserve durante cuatro años, quedando a disposición futura de los trabajadores.

Mientras el convenio colectivo no regule este registro, será de gran importancia para las empresas determinarlo con sus representantes de los trabajadores, y a falta de ellos, será la propia empresa quién lo determine, aconsejándose que establezcan el
procedimiento por escrito e informar del mismo a la plantilla de trabajadores.

Las empresas que no dispongan de un control de presencia o fichaje, deben arbitrar un registro en soporte papel para poder cumplir con esta obligación. Se ha modificado la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, para tipificar los incumplimientos relativos al registro de jornada con multas de entre 626.-€ y 6.250.-€.

Posiblemente los mayores problemas para las empresas se generarán por los trabajadores que no realizan su jornada de forma estática (comerciales, transportistas, etc.).

Si optan por utilizar un sistema de fichaje biométrico o a través de huella, le recordamos la importancia de cumplir con la normativa de protección de datos, lo mismo si usan cualquier sistema de geolocalización (con especial atención si es en un
móvil del propio trabajador).

La nueva regulación está a falta de desarrollo si bien la Inspección de Trabajo fundamentará de momento sus actuaciones en la Instrucción ITSS 3/2016. Para la Inspección de Trabajo la comprobación del registro debe de poder realizarse en el centro de trabajo; el sistema de registro puede ser cualquiera siempre que garantice su fiabilidad e invariabilidad de datos; si es llevado por medios electrónicos o informáticos la garantía es que puedan generarse listados impresos en la propia visita
inspectora; y si es llevado por medios manuscritos, la garantía es que consten las firmas de los trabajadores.

La obligación es de la empresa, por tal motivo, deben controlar por su cumplimiento. En evitación de malas experiencias, revisen que la información que introduzca el trabajador sea la correcta. Si la empresa no dispone de medios tecnológicos, la norma únicamente exige que se consigne por escrito la hora de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada
día, sin que obligue expresamente a que sea cada trabajador quien anote y firme sus entradas y salidas del centro de trabajo, puede hacerlo una persona distinta. Además, tampoco exige la norma que la firma sea diaria (sí el desglose de la jornada), pero la
firma semanal o incluso mensual del trabajador debería ser igual de válida. Para minimizar la disparidad de criterio con la Inspección de Trabajo, recomendamos que establezca un procedimiento detallado, lo informe y lo cumpla puntualmente
(guardándolo durante cuatro años).

Respecto a los trabajadores «dinámicos» (comerciales, transportistas, o el personal que presta servicios en régimen de teletrabajo o trabajo a distancia), ningún inconveniente debería existir en exigir a los trabajadores la remisión de un correo electrónico o similar (whatsapp) que sirva para registrar su jornada, que deberá conservarse, e incluso introducir sistemas digitales instalados en los dispositivos o equipos móviles que utilicen los trabajadores, y que sirvan para registrar la hora de inicio, las pausas y la finalización de la jornada de trabajo.

Recordar que, además de esta nueva regulación (art. 34.9 ET), sigue plenamente vigente la obligación de registro diario para las horas extraordinarias, totalizando su resumen mensual cuya copia debe ser entregada al trabajador junto con la nómina (art. 35.5 ET). E igualmente, el registro horario diario en el contrato a tiempo parcial, junto con su totalización mensual (de horas ordinarias y complementarias) y entrega de copia firmada junto con la nómina (art. 12.4 ET). Estos resúmenes mensuales deben conservarse durante un periodo de cuatro años.

Les adjuntamos dos tipos de registro en papel a modo de ejemplo. Pueden utilizar uno de ellos o servirles de referencia para crear el suyo propio modificándolo a su conveniencia. Estamos en contacto con varias empresas que preparan sistemas alternativos de registro, como huella digital, por app en teléfono móvil, etc.

Si tienen alguna duda sobre las cuestiones que se desarrollan en este documento o necesitan información adicional, pónganse en contacto con nuestro Departamento Laboral, para indicarles cuanto sea necesario.

Reciban un atento saludo.
Dpto. Laboral.